ThaiNGO

Finance and Operations Manager

ผู้จัดการฝ่ายการเงินและการปฏิบัติงาน สำนักงานประจำประเทศไทย

Role Profile:

The Finance and Operations Manager will be responsible for supporting the Country Manager in recording and receiving financial details including maintaining accurate financial records, processing payments, coordinating with ZSL CP Ops; Finance and ZSL Headquarters, and cash handling in order to meet the requirements of the ZSL Thailand Country Program and policies of ZSL. Additionally, this position will provide HR, operational and logistical support to the ZSL Thailand Program. This post will support the Country Manager in providing a complete finance service to the ZSL Thailand Program and providing all relevant information to meet external demands based on ZSL policy.

Main Duties and Responsibilities:

• Coordinate with Conservation Programme (CP) - Asia and CP Operations to ensure they are supported by proper and sufficient documentation, and comply with ZSL policies
• Lead the operations-side of the ZSL Thailand team, under the Country Manager, to ensure that ZSL operates in compliance with Thai Government regulations
• Ensure that all required reports to the Thai Government are completed satisfactorily and submitted in a timely manner
• Update and maintain accurate financial and operational records in line with ZSL financial standards and auditable conditions.
• Coordinate with Country Manager and Project Managers to ensure timely submission of financial and narrative reports, for ZSL, donors and the Thai Government
• Work with the Country Manager, ZSL Headquarters and relevant partners to develop an HR manual and SOPs that comply both with ZSL policies and Thai Government regulations
• Maintain a complete and orderly filling system for all financial and narrative documents
• Provide complete and accurate documentation attached to vouchers prior to submitting for review
• Responsible for maintaining petty cash and all bank transactions in a manner consistent with ZSL requirements
• Review monthly project expense submission and corrects any errors prior to submission
• Work with the Country Manager, ZSL Headquarters and the HR department to develop and standardise the employment structure, job descriptions, job salary grading and benefits packages in line with ZSL Headquarters agreed principles and relevant Thai labour laws.
• Manage, maintain and administer ZSL Thailand’s HR records including personnel forms and files, staff lists and organograms
• Administer staff induction as agreed with ZSL Headquarters ensuring all HR, Health and Safety and finance policies and procedures are understood

Person Specification:

The successful candidate will ideally:

• Have an undergraduate degree in accounting.
• Be experienced using Quickbooks and SunSystems, as well as knowledge of human resources lifecycle. Be self-motivated and a successful multi-tasker who possesses excellent communication skills, as well as an eye for detail.
• Extensive experience working in a similar position with an international NGO is preferred. 

To Apply:

Applicants will need to upload their CV and covering letter (detailing relevant experience and skills, stating why they want the position and including details of availability) and can do this by clicking the Apply Here link at the following site; https://careers-zsl.icims.com/jobs/1520/finance-and-operations-manager---thailand-%28full-time---1-year-fixed-term-contract%29/job.  If you have any queries regarding this position or when applying through the system please contact Human Resources at hr@zsl.org.

Closing date for applications: Midnight Sunday 18th September 2016

-------------------------------------------------------------------------------------

Finance and Operations Manager 

ผู้จัดการฝ่ายการเงินและการปฏิบัติงาน สำนักงานประจำประเทศไทย

รายละเอียดเกี่ยวข้องตำแหน่งงาน: 

องค์กร:

องค์กรสัตววิทยาสมาคมแห่งลอนดอน (ZSL) เป็นองค์กรการกุศลที่ก่อตั้งขึ้นในปี พศ.2369 ซึ่งเป็นองค์กรที่รู้จักทั่วโลก ในความเป็นเลิศด้านวิทยาศาสตร์การอนุรักษ์และการอนุรักษ์ประยุกต์ พันธกิจขององค์กรคือ รณรงค์ส่งเสริมและบรรลุการอนุรักษ์สัตว์และแหล่งที่อยู่อาศัยของสัตว์ทั่วโลก  ความตระหนักรู้นี้ก่อให้เกิดงานด้านการอนุรักษ์และงานวิจัยในประเทศต่างๆ มากกว่า 50 ประเทศทั่วโลก และผ่านทางด้านการศึกษาเรียนรู้ และสร้างความตระหนักรู้เข้าใจมากขึ้น ณ สวนสัตว์สองแห่งของเรา คือ สวนสัตว์ZSLลอนดอน และ สวนสัตว์ZSLวิปสเนด จะสร้างแรงบันดาลใจในการอนุรักษ์สัตว์ให้แก่ประชาชน

บทบาทหน้าที่:

ผู้จัดการฝ่ายการเงินและการปฏิบัติงาน สำนักงานประจำประเทศไทย มีหน้าที่รับผิดชอบให้การสนับสนุนช่วยงานแก่ผู้จัดการระดับประเทศประจำประเทศไทย ในการบันทึกและเก็บรวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับด้านการเงิน รวมถึงดูแลระมัดระวังการบันทึกรายการงบการเงินให้ถูกต้องแม่นยำ กระบวนการชำระเงิน และประสานงานกับZSL CP Ops; ฝ่ายการเงิน และสำนักงานใหญ่ ZSL และบริหารจัดการเงินสดตามความประสงค์ของโครงการของ ZSL ในประเทศไทย และสอดคล้องกับนโยบายของสำนักงานใหญ่ZSL  นอกจากนี้ พนักงานตำแหน่งนี้จะทำหน้าที่เป็น ฝ่ายบุคคลสรรหาทรัพยากรบุคคล สนับสนุนด้านการปฏิบัติงาน และอำนวยความสะดวกแก่โครงการของZSL ในประเทศไทย และให้การช่วยเหลือสนับสนุนแก่ผู้จัดการระดับประเทศประจำประเทศไทย ในการเตรียมพร้อมการเบิกจ่ายงบการเงินแก่โครงการของZSLประเทศไทย  จัดเตรียมเอกสารทุกชนิดที่เกี่ยวข้องตามคำขอจากภายนอกองค์กร ซึ่งสอดคล้องตามนโยบายของ ZSLสำนักงานใหญ่

หน้าที่และความรับผิดชอบ:

• ประสานงานกับโครงการอนุรักษ์ (CP) ในภูมิภาคเอเชีย และปฏิบัติงานสนับสนุนโครงการอนุรักษ์ (CP) ในภูมิภาคเอเชียด้านเอกสารที่ถูกต้องสอดคล้องตามนโยบายของZSLสำนักงานใหญ่อย่างเหมาะสมและเพียงพอ
• ควบคุมการปฏิบัติงานของทีมงานโครงการของZSL ในประเทศไทยภายใต้บริหารงานของผู้จัดการระดับประเทศประจำประเทศไทย โดย ZSLดำเนินการปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลไทย
• ตรวจสอบความสมบูรณ์เหมาะสมของรายงานที่จะต้องนำส่งแก่รัฐบาลไทย และจัดส่งรายงานนั้นทันตามกำหนดเวลาที่นัดหมาย
• ปรับปรุงและดูแลความถูกต้องในการบันทึกรายละเอียดทางการเงินและการดำเนินงานให้สอดคล้องตามมาตรฐานด้านการเงินของสำนักงานใหญ่ ZSL และสามารถตรวจสอบเอกสารได้จริง
• ประสานงานกับผู้จัดการระดับประเทศประจำประเทศไทย และผู้จัดการโครงการ ให้จัดส่งรายงานงบการเงินและรายงานบันทึกรายละเอียดแก่ สำนักงานใหญ่ ZSL ผู้บริจาค และรัฐบาลไทยตรงตามเวลาที่กำหนดนัดหมาย
• ปฏิบัติงานร่วมกับผู้จัดการระดับประเทศประจำประเทศไทย สำนักงานใหญ่ ZSL และผู้เกี่ยวข้อง ร่วมกันพัฒนาคู่มือฝ่ายบุคคลและระเบียบวิธีปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับนโยบายของสำนักงานใหญ่ ZSL และสอดคล้องตามกฎระเบียบของรัฐบาลไทย
• ดูแลระบบลำดับการกรอกใส่เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงินและเอกสารรายงานรายละเอียดให้มีความสมบูรณ์ถูกต้อง
• จัดเตรียมเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์และถูกต้อง พร้อมแนบเอกสารใบสำคัญจ่ายแล้วนำส่งเพื่อตรวจสอบ
• รับผิดชอบในการดูแลรักษาเงินสดย่อยและการทำธุรกรรมกับธนาคารทั้งหมดให้สอดคล้องตามความประสงค์ของ ZSLสำนักงานใหญ่
• ตรวจสอบทบทวนเอกสารค่าใช้จ่ายรายเดือน และแก้ไขข้อผิดพลาดใดๆถ้ามี ก่อนนำส่ง
• ปฏิบัติงานร่วมกับผู้จัดการระดับประเทศประจำประเทศไทย สำนักงานใหญ่ZSL และ แผนกบุคคล เพื่อพัฒนาและสร้างมาตรฐานโครงสร้างการจ้างงาน รายละเอียดหน้าที่รับผิดชอบ อัตราเงินเดือนตามตำแหน่งหน้าที่งาน และ ประโยชน์ที่จะได้รับในแนวทางที่สอดคล้องกับสำนักงานใหญ่ZSL ซึ่งสอดคล้องตามหลักการและที่เกี่ยวข้องในกฎหมายแรงงานประเทศไทย
• จัดการ ดูแลและบริหารจัดการรายงานบันทึกฝ่ายบุคคลขอลโครงการของZSLประเทศไทย ประกอบด้วย แบบฟอร์มข้อมูลส่วนบุคคลและไฟล์ข้อมูล รายชื่อพนักงาน และ แบบแผนผังโครงสร้างองค์กร
• บริหารจัดการพนักงานให้เข้าทำงานตามที่ตกลงกับ สำนักงานใหญ่ZSL และให้มั่นใจว่าบุคคลากรทั้งหมดเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องสุขภาพและความปลอดภัย นโยบายด้านการเงินและการดำเนินงาน

คุณสมบัติผู้สมัคร:

ผู้สมัครที่จะได้รับคัดเลือก:

• วุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรี สาขาด้านการบัญชี
• ประสบการณ์ความสามารถในใช้งาน QuickBooks และ SunSystems และมีความรู้ด้านการบริหารจัดการทรัพยากรเกี่ยวกับวงจรชีวิตพนักงาน มีแรงบันดาลใจในการทำงานด้วยตนเอง และสามารถปฏิบัติงานได้หลายหน้าที่ในเวลาเดียวกันเป็นผู้มีทักษะการสื่อสารที่ดีพร้อมทั้งสามารถสำรวจเพื่อเก็บรายละเอียดได้ดี
• ผู้ที่มีประสบการณ์ร่วมงานกับองค์กรเอกชนระหว่างประเทศในตำแหน่งงานที่คล้ายคลึงกันนี้จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

สนใจสมัครติดต่อ:

ผู้สมัครสามารถส่งประวัติการศึกษาและการทำงาน (CV) พร้อมด้วยจดหมายแนะนำตนเอง (รายละเอียดประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องและทักษะ บอกกล่าวว่าทำไมจึงต้องการทำงานในตำแหน่งนี้และให้รายละเอียด) ผู้สมัครสามารถเชื่อมโยงไปที่เว็บไซต์ โดยคลิ๊กลิ้งค์ https://careers-zsl.icims.com/jobs/1520/finance-and-operations-manager---thailand-%28full-time---1-year-fixed-term-contract%29/job.  หากคุณมีข้อสงสัยประการใดเกี่ยวกับตำแหน่งนี้ หรือสมัครผ่านระบบกรุณาติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ที่ hr@zsl.org

สิ้นสุดการสมัคร:  เวลา 24.00 น ในวันอาทิตย์ที่ 18 กันยายน 2559