ThaiNGO

รับสมัครเจ้าหน้าที่

ตำแหน่ง - ผู้ช่วยฝ่ายการเงินและงานธุรการ

(Finance/Administrative Assistant)

ระยะเวลา: สัญญาจ้างเริ่มต้น 12 เดือน (พิจารณาต่อสัญญาตามผลการดำเนินงาน)

สถานที่ปฏิบัติงาน: มูลนิธิ เพิร์ล เอส. บัค (ประเทศไทย) สำนักงานกรุงเทพฯ

รายงาน: ผู้อำนวยการ

Job Description

ภาพรวมของงาน (Job Summary)

หน้าที่ของตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายการเงินและบริหาร คือการสนับสนุนงานบริการทั่วไป โดยรับผิดชอบการบริหารจัดการงานสื่อสารภายในสำนักงานประจำวัน จัดระบบการจัดเก็บเอกสารให้มีประสิทธิภาพ ดูแลสัญญาต่างๆ และบริหารจัดการงานทรัพยากรบุคคลขั้นพื้นฐาน นอกจากนี้ต้องให้การสนับสนุนงานที่สำคัญด้านการเงินและธุรการ ซึ่งรวมถึงการดูแลเงินสดย่อย การตรวจสอบค่าใช้จ่าย การกระทบยอดเงินสำรองจ่าย และประสานงานด้านบัญชี พร้อมทั้งทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานหลักกับหน่วยงานราชการต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่ามูลนิธิฯ ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและการจดทะเบียนจัดตั้งองค์กรอย่างถูกต้อง

ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)

1. ด้านการบริหารการเงินและการสนับสนุน (Financial Administration & Support)

• บริหารจัดการเงินสดย่อย รวมถึงดูแลการจ่ายเงินรายวัน ตรวจสอบใบเสร็จรับเงิน และจัดทำรายงานการขออนุมัติเติมเงินสดย่อยให้ทันตามกำหนดเวลา
• ตรวจสอบและดำเนินการเกี่ยวกับใบสำคัญจ่าย (Vouchers) ใบแจ้งหนี้ และคำขอเบิกเงินคืนของเจ้าหน้าที่ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการลงรหัส (Cost Center) อย่างถูกต้องก่อนนำเสนอเพื่ออนุมัติ
• ติดตาม ตรวจสอบ และกระทบยอดเงินทดรองจ่ายที่จัดสรรให้แก่เจ้าหน้าที่โครงการสำหรับการปฏิบัติงานภาคสนาม พร้อมทั้งดูแลให้มีการรวบรวมและจัดทำเอกสารประกอบใบเสร็จรับเงินอย่างครบถ้วน
• จัดระเบียบและจัดเตรียมเอกสารทางการเงินขั้นต้น (เช่น ใบเสร็จรับเงิน, บิล, ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร) สำหรับการทำบัญชีประจำเดือน ตลอดจนดูแลให้ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนและบันทึกการลาของพนักงานมีความถูกต้องสอดคล้องกัน
• ช่วยจัดหาใบเสนอราคาที่มีราคาแข่งขันได้ จัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase Orders) และรวบรวมเอกสารทางการเงินให้สอดคล้องกับการวางแผนงานของโครงการ

2. ด้านการบริหารสำนักงาน (Office Administration & Communication Management)

• ดูแลระบบการจัดเก็บเอกสาร ทั้งในรูปแบบเอกสารสิ่งพิมพ์และระบบดิจิทัล พร้อมทั้งให้การสนับสนุนทางเทคนิคแก่สำนักงานสาขาในการจัดตั้งระบบมาตรฐานเดียวกัน
• บริหารจัดการการรับ-ส่งข้อมูลและเอกสารขององค์กร โดยทำหน้าที่รับ คัดกรอง บันทึก และแจกจ่ายจดหมาย พัสดุ และหนังสือติดต่อต่างๆ
• ประสานงานกับผู้มาติดต่อและส่งต่อไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม
• ให้การสนับสนุนด้านเลขานุการและงานบริหารจัดการทั่วไปแก่ผู้อำนวยการบริหารโดยเฉพาะ
• ประสานงานและจัดเตรียมความพร้อมด้านการเดินทางของเจ้าหน้าที่

3. ด้านการปฏิบัติตามกฎหมายและจัดการสัญญาต่างๆ (Compliance & Contract Management)

• ประสานงานโดยตรงกับหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง (เช่น กระทรวงมหาดไทย) เพื่อบริหารจัดการ ปรับปรุง และต่ออายุการจดทะเบียนตามกฎหมายรวมถึงใบอนุญาตดำเนินงานต่างๆ ของมูลนิธิฯ
• ประสานงานกับหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับอย่างครบถ้วน
• ติดตาม ดูแล และต่ออายุสัญญาการดำเนินงาน พร้อมทั้งคอยแจ้งเตือนล่วงหน้าเมื่อใกล้ถึงวันหมดอายุ

คุณสมบัติและข้อกำหนด (Qualifications & Requirements)

• วุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีหรือเทียบเท่า สาขาบริหารธุรกิจ, การบัญชี, การเงิน, การจัดการ หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง
• มีประสบการณ์ด้านการบริหารจัดการงานธุรการ หากมีประสบการณ์ในองค์กรไม่แสวงหากำไร (NGO) หรือองค์กรที่ทำงานรูปแบบโครงการจะพิจารณาเป็นพิเศษ

ทักษะและความสามารถหลัก (Core Skills & Competencies)

• มีความรู้ความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับระบบบัญชี การบริหารจัดการเงินสด และการจัดทำบันทึกการเงิน
• มีทักษะในการสื่อสารภาษาอังกฤษและภาษาไทย (ทั้งการพูดและการเขียน) ในระดับที่ปฏิบัติงานได้
• มีความเชี่ยวชาญในการใช้โปรแกรม Microsoft Office (โดยเฉพาะโปรแกรม Excel สำหรับการติดตามค่าใช้จ่าย) หรือ Google Workspace
• มีความสามารถในด้านการจัดองค์กร การวางแผน และทักษะการแก้ปัญหา

ผู้สนใจสามารถส่งประวัติและเอกสารสมัครงานมายัง E-mail: psbfthailand@gmail.com

พร้อมระบุตำแหน่งที่สมัคร ภายในวันที่ 22 มิถุนายน 2569